Kulturens Analyseinstitut herefter ”KA” Analysere, skaber og formidler viden om kulturens betydning i samfundet. Derfor har vi denne persondatapolitik, der vedrører hvordan vi behandler persondata når vi indsamler og bruger persondatadata til vores Analyser og vidensdeling indenfor for Kulturen.
Du kan kontakte Kulturens Analyseinstitut på følgende:
Kulturens Analyseinstitut S/I
Stændertorvet 3D
4000 Roskilde
CVR: 43633589
Mail: info@kulturanalyser.dk
Vi indsamler følgende oplysninger om dig:
Når du deltager i en analyse, undersøgelse eller sender en forespørgsel, gemmer vi en række oplysninger om dig.
Når du deltager i en analyse eller undersøgelse, behandler vi typisk dine kontaktoplysninger i form af navn, adresse, e-mail, telefonnummer mv. Derudover behandler vi de oplysninger og svar som du giver i analysen eller undersøgelsen. Formålet er at kunne gennemføre den konkrete analyse eller undersøgelse.
Når du kontakter os eller sender os en forespørgsel, behandler vi typisk kontaktoplysninger i form af navn, adresse, e-mail, telefonnummer og evt. firma/forening. Formålet er at administrere din relation til os og for at være i stand til at yde support og vejledning i forhold til din henvendelse.
Vi behandler kun relevante persondata:
Vi behandler kun data om dig, der er relevante og nødvendige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.
Vi behandler kun nødvendige persondata
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Vi kan få behov for at anvende dine persondata til et andet formål end det, de blev indsamlet til. Medmindre du har givet samtykke til en sådan ny anvendelse, undersøger vi, om det oprindelige formål med indsamlingen af dine data er foreneligt med det nye formål. Vi vurderer fx de kilder, dine data stammer fra, og om det er almindelige eller følsomme oplysninger, vi har behov for at bruge. Vi vurderer også, om brugen af dine data til det nye formål vil få negative konsekvenser for din handlefrihed.
Vi vil gerne være sikre på, at vi kun behandler persondata, der er nødvendige for hvert af vores bestemte formål. Derfor er det indlejret i vores it-systemer, at der alene indsamles de data, der er nødvendige. Det sikres også automatisk, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.
Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata
Vi kontrollerer løbende, at de persondata vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer og du kan selv tilrette de data du har lagt ind i vores ansøgningssystem, til modtagelse af nyhedsbrev etc.
For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.
Vi sletter eller anonymisere dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring.
Vi gemmer informationer via cookies.
Læs nærmere om vores cookiepolitik. (Indsæt link til cookiepolitikken på hjemmesiden.)
Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed
Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi løsninger, der automatisk sikrer, at data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere. Der er også indlejret beskyttelse mod, at et ubegrænset antal personer kan få adgang til data.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.
Vi sikrer fair og transparent databehandling
Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.
Hvis vi indhenter data om dig fra andre, fx en leverandør, myndighed eller samarbejdspartner, oplyser vi dig om det senest 10 dage efter, vi har indhentet dine persondata. Vi oplyser også om formålet med indhentningen og det lovgrundlag, der giver os adgang til at indhente dine persondata.
Vores behandlingsgrundlag (hjemmel) til indsamling af dine persondata
Når vi foretager undersøgelser og analyser, indsamler vi ofte personoplysninger med udgangspunkt i forskningshjemlen i databeskyttelseslovens § 10. Nogle gange anvender vi dog også data baseret på vores legitime interesse eller baseret på samtykke. Hvilken hjemmel der anvendes, vil klart fremgå af teksten i forbindelse med den undersøgelse du deltager i. Når vi indsamler og behandler data på baggrund af samtykke, kan du på et hvilket som helst tidspunkt trække dit samtykke tilbage, hvorefter dine data slettes.
Hvis vi har behov for at indsamle og behandle data om børn under 15 år, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vi kontrollerer så vidt muligt, at samtykket er givet af indehaveren af forældremyndighed eller af en anden person, som vedkommende har givet fuldmagt til at samtykke til databehandlingen.
Vi kan videregive dine persondata til samarbejdspartnere og myndigheder
Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, så fremgår dette tydeligt af teksten i forbindelse med undersøgelsen. Videregivelse kan ske som en del af et forskningsprojekt, som følge af lov eller i andre tilfælde baseret på dit samtykke.
Du har ret til at få adgang til dine persondata
Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der evt. modtager data om dig.
Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data.
Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.
Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet.
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.
Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata
Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.
Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Hos KA har vi udpeget en Databeskyttelsesrådgiver (DPO), som kan rådgive dig, skulle du have spørgsmål om dine rettigheder eller andet under databeskyttelsesforordningen (GDPR) eller databeskyttelsesloven. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes via almindelig post på ovenstående adresse (mærk brevet ”DPO”) eller på e-mail: dpo@kulturanalyser.dk
Databeskyttelsesrådgiveren har tavshedspligt, hvorfor denne kan kontaktes i fuld fortrolighed.
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger
Hvis du mener vi behandler dine personoplysninger ud over hvad loven giver os ret til, har du altid mulighed for at klage til den relevante myndighed, som i dette tilfælde er Datatilsynet. Læs mere om klagemulighederne på Datatilsynets hjemmeside på https://www.datatilsynet.dk
Kulturens Analyseinstitut er en selvejende uafhængig institution nedsat af Kulturministeriet.
© Copyright Kulturens Analyseinstitut 2024
